Funktion, Aufgaben und Pflichten des Verwaltungsbeirats

Verwaltungsbeirat = wichtiges Organ einer WEG.

Der Verwaltungsbeirat soll den Verwalter unterstützen und kann ein wichtiges Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung darstellen.

Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist die Wahl eines Beirats nicht. Das darf aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Beirat, sofern vorhanden, eine sehr wichtige Funktion ausübt. Der Beirat hat i. d. R. großen Einfluss auf die Entscheidungen der Wohnungseigentümer, z. B. auf das Abstimmungsverhalten in der Eigentümerversammlung. Auch gehört es zu den gesetzlichen Aufgaben des Beirats, den Verwalter zu unterstützen und u. a. auch die Jahresabrechnung zu prüfen.

Der Beirat besteht nach gesetzlichem Vorschlag aus 3 Mitgliedern. Eine abweichende Anzahl an Beiratsmitgliedern widerspricht nach der Rechtsprechung des BGH ordnungsgemäßer Verwaltung, es sei denn, Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung sehen etwas anderes vor oder es stehen keine weiteren Personen zur Wahl.

Grundsätzlich können auch nur Wohnungseigentümer in den Beirat gewählt werden. Wird dennoch ein außenstehender Dritter in den Beirat bestellt, ist dessen konkrete Wahl (nur) anfechtbar, aber nicht nichtig. Eine bestimmte Qualifikation der Beiratsmitglieder fordert das Gesetz nicht. Im Idealfall gehören in der Anlage wohnende technisch, rechtlich und kaufmännisch versierte Personen dem Beirat an, zwingend ist das aber nicht.

 

In § 29 WEG findet der Verwaltungsbeirat seine gesetzliche Grundlage. Die Vorschrift lautet:

§ 29 Verwaltungsbeirat

(1) Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzenden und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.

(2) Der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben.

(3) Der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenanschläge sollen, bevor über sie die Wohnungseigentümerversammlung beschließt, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

(4) Der Verwaltungsbeirat wird von dem Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.

Diese Vorschrift beschreibt die Aufgaben des Beirats nur recht allgemein. Zudem ist § 29 WEG abdingbar, das heißt, die Bestimmung kann durch Vereinbarung ausgeschlossen, geändert oder übernommen werden. Jede Gemeinschaft hat es in der Hand, die Rechte, Pflichten und Aufgaben ihres Beirats per Vereinbarung oder Beschlussfassung auszugestalten.

 

Typische Aufgaben des Verwaltungsbeirates:

Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat

Die Rechnungsprüfung ist eine zentrale Aufgabe des Verwaltungsbeirats der WEG. Der Beirat muss die Abrechnung rechnerisch und sachlich prüfen, bevor diese in der Versammlung zur Abstimmung gestellt wird. Zur Prüfung gehört es auch, die Richtigkeit der Kostenverteilung zu kontrollieren.

Protokollunterzeichnung durch Beiratsvorsitzenden

Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats (oder sein Vertreter) hat zudem nach § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG die Aufgabe, das Protokoll von Eigentümerversammlungen mit zu unterschreiben (neben dem Vorsitzenden der Versammlung, das ist in der Regel der Verwalter, und einem Wohnungseigentümer).

Einberufung von Eigentümerversammlungen

Auch kann der Beiratsvorsitzende oder sein Vertreter eine Eigentümerversammlung einberufen, wenn es keinen Verwalter gibt oder sich dieser pflichtwidrig weigert, zu einer Versammlung zu laden (§ 24 Abs. 3 WEG).

Der Beiratsvorsitzende hat aber kein originäres Recht, eine Eigentümerversammlung einzuberufen. Ruft der Vorsitzende eine Versammlung ein, ohne hierzu befugt zu sein, kann der Verwalter die Versammlung verhindern.

Weitere Aufgaben für den Beirat

Neben diesen Aufgaben können dem Verwaltungsbeirat in der Gemeinschaftsordnung oder per Beschluss der Wohnungseigentümer weitere Aufgaben, Befugnisse und Vollmachten erteilt werden, zum Beispiel

  • Abschluss des Verwaltervertrags
  • Erteilung von Aufträgen gemeinsam bzw. in Abstimmung mit der Verwaltung
  • Mithilfe bei bestimmten Verwaltungsmaßnahmen.

Da die Eigentümer den Verwaltungsbeirat nicht durch Beschluss zu Leistungen zwingen können, kommt ein Auftrag erst zustande, wenn der Beirat die Übernahme akzeptiert hat. Der Beirat sollte sich daher in einer Versammlung, die Beschlüsse über zusätzliche Aufgaben/Aufträge fasst, ausdrücklich darüber erklären, ob er einen Auftrag annimmt oder ablehnt.

Beirat ist nicht für pflichtgemäßes Verwalterhandeln verantwortlich

Aus der Aufgabe des Verwaltungsbeirats, den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben zu unterstützen, erwächst allerdings keine Pflicht der Beiratsmitglieder, den Verwalter zur Einhaltung seiner Pflichten anzuhalten. Unterlässt es der Beirat, beim Verwalter darauf hinzuwirken, einen bestimmten Beschlussantrag auf die Tagesordnung der Eigentümerversammlung zu setzen und unterbleibt deshalb eine gebotene Beschlussfassung, lässt sich hieraus keine Haftung der Beiratsmitglieder herleiten, so der BGH.

Aufwandsentschädigung des Beirates

Eine Bezahlung oder eine Aufwandsentschädigung des Verwaltungsbeirats ist eher unüblich. Auch Fahrkosten oder Auslagen werden nur sehr selten abgerechnet. Als pauschale Aufwandsentschädigung für Mitglieder des Verwaltungsbeirats sind jährlich 100 Euro pro Person angemessen, so das AG München. Eine Entschädigung von 500 Euro im Jahr ist überhöht, auch wenn die Beiratstätigkeit besonders aufwändig ist. (AG München, Urteil v. 1.2.2017, 481 C 15463/16 WEG)

 

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